Administrar tus números telefónicos en Office
Busca un número, identifica sus servicios, cambia su nombre interno y encuentra los controles de SMS, desvíos, horarios y Caller ID.
Usa Settings → Phone Numbers para buscar un número del negocio, asignarle un nombre interno y abrir sus ajustes de mensajes, desvíos, horario o Caller ID. Primero confirma la ubicación seleccionada en la parte superior de Office.
Encuentra el número correcto
- Abre Settings → Phone Numbers.
- Comprueba la ubicación seleccionada. Si hace falta, cambia a la ubicación a la que pertenece el número.
- Usa Search number or name… para buscar por número o nombre. Borra la búsqueda para ver los demás números disponibles y revisa las páginas adicionales cuando corresponda.
- Lee el número telefónico completo antes de abrir sus acciones. Dos nombres de línea parecidos pueden corresponder a números distintos.
Entiende la lista
- Line name: nombre interno que ayuda al equipo a reconocer la línea.
- Phone Number: número telefónico real.
- Caller ID: información del nombre de llamada que muestra la línea. El nombre que ve el destinatario también puede depender de su operador, dispositivo o contactos guardados.
- Service Type: etiquetas como Voice, SMS o Fax indican los servicios que aparecen para ese número. La etiqueta SMS por sí sola no confirma la entrega de mensajes.
- Actions: accesos a Settings y Call Flow.
Elige Settings o Call Flow
Settings reúne los ajustes del número: mensajes, desvíos, nombre interno, horario comercial y Caller ID.
Call Flow define qué escuchan las personas que llaman y adónde se envían sus llamadas, incluidas las acciones de entrada, los menús y los horarios de enrutamiento.
Cambia el nombre interno de la línea
- Busca el número y pulsa Settings.
- En Sections, selecciona Line name.
- Escribe un nombre reconocible en Name, como “Recepción” o “Ventas”. Sigue la validación del formulario.
- Pulsa Save, vuelve a la lista y confirma el nombre en el número correcto.
Esta etiqueta ayuda a organizar el número en llamadas, chat e informes. Para solicitar el nombre comercial que ven las personas a las que llamas, usa Caller ID. Para elegir qué número presenta una extensión al llamar, usa el Caller ID saliente de la extensión.
Abre la guía de la tarea que necesitas
- Text Messages (SMS): respuestas a mensajes entrantes y alertas por correo, o respuestas SMS a llamadas perdidas. Cada función tiene su propio control.
- Call Forwarding: desvía las llamadas del número. Revisa el desvío permanente antes de investigar un horario de Call Flow.
- Business Hours: elige el horario global o uno propio para el número para las respuestas SMS dentro y fuera de horario.
- Call Flow: revisa el enrutamiento de llamadas entrantes, dirige llamadas según el horario o envía un SMS desde una opción del menú telefónico.
- Caller ID: solicita o revisa el nombre que aparece al llamar.
Falta un número o un control
Confirma la ubicación, borra la búsqueda y revisa las páginas de la lista. Pide al administrador que compruebe tu acceso, la asignación del número y sus servicios. Si el número se solicitó o transfirió recientemente, confirma la activación con Zonitel antes de esperar que aparezca o funcione.
Para añadir servicio, consulta cómo obtener un número nuevo o la guía de portabilidad. Si sigue faltando una línea existente, contacta a Soporte con la ubicación, el número afectado y una captura con la información ajena al problema oculta.