Crear citas y mensajes programados

Crear citas y mensajes programados

Crea una cita o un SMS programado, revisa notificaciones y aprende a comprobar cambios de horario o eliminar una cita futura.

Abre Calendar → New Event y elige qué necesitas crear.

• Calendar Appointment: crea una cita en el calendario seleccionado, con notificación opcional al cliente.
• Scheduled Message: programa un SMS futuro sin crear una cita. Los mensajes pueden mostrarse como una capa en Calendar.

Crea una cita

1. Permanece en Calendar Appointment y selecciona el Calendar correcto.
2. Usa Search Contact para buscar un contacto guardado, o escribe manualmente Phone Number y, si corresponde, Contact Name. Verifica el destinatario antes de activar mensajes.
3. Completa Title y una Note opcional. Usa los campos SMS para la información que quieras enviar al cliente.
4. Elige primero Appointment Date, después Start Time y End Time. Revisa la duración real.
5. Revisa las notificaciones explicadas abajo y pulsa Save Appointment.
6. Confirma que la cita aparece en el calendario, fecha y hora correctos.

Revisa las notificaciones al cliente

Si Notify Client está deshabilitado, Office indica que debes configurar un número de destino. Abre General del calendario, selecciona Default SMS Phone Number y guarda. Vuelve a la cita y comprueba de nuevo sus opciones de notificación.

Cuando esté disponible, activa Notify Client. Selecciona una Appointment Notifications Template y pulsa Load Template, o escribe un mensaje individual si se ofrece esa opción. Revisa la confirmación, el momento de cada recordatorio y su texto antes de guardar. Usa Skip para omitir un recordatorio en esa cita.

Las notificaciones de citas utilizan el número SMS predeterminado del calendario. Una confirmación marcada Now puede enviarse al guardar: revisa antes el teléfono y el texto. Consulta Recordatorios de citas y plantillas de notificación.

Cambia una cita futura

1. Busca la cita en Calendar o usa su enlace al calendario desde Appointments.
2. Pulsa el evento futuro y comprueba contacto, calendario y fecha y hora actuales en Event Details.
3. Elige Edit Schedule. En Edit Event, revisa Appointment Date y después selecciona Start Time y End Time.
4. Revisa título, notas y opciones de notificación; pulsa Save Appointment.
5. Espera a que termine el guardado. Vuelve a abrir el evento o actualiza Appointments y confirma la fecha y hora nuevas.

Si Save Appointment deja el formulario abierto y sigue apareciendo la hora anterior, el cambio no está confirmado. Contacta a Soporte con el calendario, la hora original, la deseada y cualquier error visible. Antes de crear otra cita, comprueba si la original cambió. Los eventos pasados pueden no permitir edición.

Elimina una cita futura

1. Abre Event Details de la cita y verifica contacto y hora.
2. Pulsa Delete.
3. Lee Delete Appointment?. Office advierte que también se eliminarán las notificaciones pendientes del cliente asociadas a esa cita y que la acción no se puede deshacer.
4. Elige Cancel para conservar la cita o Delete para eliminarla.
5. Actualiza Calendar o Appointments y comprueba el resultado.

Cancel en ese diálogo cierra la solicitud de eliminación; no cancela la cita. El aviso se refiere a las notificaciones pendientes de esa cita. Revisa por separado los SMS programados de forma independiente. No supongas que se puede retirar un mensaje ya enviado ni que el cliente recibe un aviso de cancelación.

Programa un mensaje sin crear una cita

1. Abre New Event → Scheduled Message.
2. Elige Send From (SMS Number). Es una selección independiente del número de notificaciones del calendario.
3. Busca el contacto o introduce su teléfono y nombre.
4. Define Send Date & Time y lee la zona horaria que aparece debajo. Elige la hora según esa zona, sin suponer que coincide con tu dispositivo.
5. Si quieres, selecciona una Message Template y revisa Message Text.
6. Si hace falta, adjunta un archivo compatible y sigue los límites de tipo, cantidad y tamaño mostrados en el formulario.
7. Pulsa Schedule Message y confirma el mensaje programado.

Localiza y comprueba lo programado

Selecciona el calendario correspondiente en My Calendars y la fecha deseada. Activa Scheduled Messages para mostrar los mensajes; ocultarlos no cancela su envío.

Si una hora parece incorrecta, compara la zona del formulario con Business Settings. Si cambias o cancelas una cita, revisa también sus notificaciones pendientes; no supongas que un SMS programado por separado se modificó con ella.

El estado programado no confirma la entrega. Si falta un SMS, revisa su resultado en Conversations o en los informes de entrega. Contacta a Soporte con el calendario o número de envío, la hora prevista con su zona horaria y el resultado que ves.

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• Enlaces de reserva para clientes
• Programar un mensaje desde Conversations

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