Recordatorios de citas y plantillas de notificación
Las plantillas envían una confirmación por SMS y hasta tres recordatorios. Aprende a crearlas, usar etiquetas, definir tiempos, cargarlas en una cita, editar mensajes y omitir recordatorios individuales.
Qué hacen las plantillas de notificación
Una plantilla de notificación es el conjunto de mensajes SMS que se envían automáticamente alrededor de cada cita: una confirmación al agendarla y hasta tres recordatorios antes de que ocurra.
Es lo más efectivo que puedes configurar contra las ausencias, y una vez armado funciona sin que nadie tenga que acordarse de enviar nada.
Ábrelo desde el menú lateral izquierdo: expande Settings y haz clic en Notification Templates.
Lo que ya tienes
La lista muestra cada plantilla con el calendario al que aplica y sus tiempos: Instant, First reminder, Second reminder y Third reminder, además de cuándo se creó.
Crear una plantilla
- Haz clic en New Notification Template.
- Ponle un Template name.
- Elige el Calendar al que aplica, o All Business Calendars.
- Escribe la Instant notification: la confirmación por SMS que sale de inmediato al agendar la cita.
- Haz clic en Add First Reminder, define Time before en horas o días, y escribe ese mensaje.
- Repite con Add Second Reminder y Add Third Reminder si los quieres.
- Haz clic en Create Notification.
Cargar una plantilla en una cita
- Abre Calendar, haz clic en New Event y quédate en Calendar Appointment.
- Activa Notify Client.
- Elige una Appointment Notifications Template y haz clic en Load Template.
- Revisa la confirmación Now y todos los recordatorios programados. Cada recordatorio muestra cuántos días u horas antes de la cita se enviará.
- Revisa o ajusta el texto de cualquier cuadro de mensaje antes de guardar.
- Usa Skip junto a cualquier recordatorio que no quieras programar para esta cita.
- Haz clic en Save Appointment. Los mensajes usan el número SMS predeterminado del calendario.
Personalizar el mensaje
Cada cuadro de mensaje ofrece etiquetas que se completan solas cuando sale el SMS:
- [Client Name]
- [Company]: se toma del Company Name en la configuración del calendario.
- [Appointment Date and Time]
- [Appointment Time]
- [Reminder Timing]: disponible en los recordatorios.
Un contador muestra 0 / 160 (1 SMS) mientras escribes. Mantenerte dentro de 160 caracteres deja cada mensaje en un solo SMS, algo que conviene: las etiquetas se expanden al completarse y un mensaje que se ve corto en el cuadro puede llegar como dos.
Elegir los tiempos
- Instant: confirma que tienes el número correcto y les deja algo que guardar.
- Días antes: con margen suficiente para que reagenden en vez de simplemente no llegar.
- Horas antes: el que de verdad reduce las ausencias, porque les llega el mismo día.
Tres recordatorios para una cita de rutina suele ser demasiado. Una confirmación, uno unos días antes y uno el mismo día cubren a la mayoría de los negocios sin volverse molestos.
Escribir recordatorios que funcionen
- Empieza con el nombre de tu negocio para que el mensaje se reconozca.
- Incluye la fecha y la hora con las etiquetas, no escribiéndolas a mano.
- Di qué quieres que hagan: confirmar, o llamar para reagendar.
- Manténlo en un solo mensaje.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
P: ¿Desde qué número salen los recordatorios?
R: Del número SMS predeterminado configurado en el calendario.
P: ¿Una plantilla puede cubrir varios calendarios?
R: Sí. Elige All Business Calendars.
P: ¿Son obligatorios los recordatorios?
R: No, pero son la principal defensa contra las ausencias.
P: ¿Aplican a las citas que agendan los clientes por su cuenta?
R: Una página de reservas puede aplicar una plantilla de recordatorios a cada cita que recibe.
¿Necesitas ayuda?
Llamada/Texto/WhatsApp: (833) 966-4835
Email: info@zonitel.com