Organizar calendarios por profesional, servicio y ubicación
Define una estructura de calendarios, configura horarios y capacidad, distingue enlaces personalizados y orienta al asistente al servicio correcto.
Organiza los calendarios según lo que realmente puede atender tu equipo. Decide qué profesionales o recursos aceptan reservas de forma independiente, qué servicios los comparten y a qué ubicación pertenece cada calendario. Una estructura clara facilita comprobar disponibilidad, enlaces y decisiones del asistente.
Elige entre otro calendario y otro enlace
- Calendario separado: útil cuando una persona, equipo o recurso tiene horarios, capacidad o compromisos independientes.
- Enlace personalizado del mismo calendario: útil cuando un recurso ofrece servicios con distintos nombres, duraciones u horarios más limitados.
- Ubicación de Office: confirma el selector antes de crear o editar. Poner la dirección de otra sucursal en el nombre no traslada el calendario a esa ubicación.
Por ejemplo, dos profesionales con agendas independientes pueden usar calendarios separados. Un profesional que ofrece primeras visitas y seguimientos puede utilizar dos enlaces del mismo calendario. Revisa ambos en conjunto porque comparten calendario y capacidad disponible.
Configura cada calendario de forma explícita
- Abre Settings → Calendars Config → New Calendar o los ajustes de uno existente.
- En General, introduce un Calendar Name reconocible. Elige un color que ayude al equipo a distinguirlo en Calendar.
- Completa Company Name si lo usan las etiquetas de notificación. Revisa por separado el nombre público en Booking page look.
- Elige Default Slot Duration y Slots Per Booking.
- Selecciona Default SMS Phone Number cuando corresponda enviar notificaciones desde ese calendario y pulsa Save General Settings.
- Vuelve a abrirlo y comprueba los valores guardados antes de configurar las demás pestañas.
Slot duration es tiempo; Slots Per Booking indica cuántas citas pueden compartir una hora. Un ejemplo de 30 minutos y capacidad 2 permite dos reservas simultáneas; no convierte la visita en una hora. Elige una capacidad que pueda atender tu equipo. Los valores del ejemplo no son límites de cuenta ni recomendaciones de plan.
Construye una semana de trabajo real
En Availability, añade intervalos activos en los días que aceptan reservas. Para una pausa de almuerzo, usa un intervalo de mañana y otro de tarde con un espacio entre ambos. Comprueba que otro intervalo activo no cubra la pausa. Utiliza los ajustes de duración y capacidad de cada turno solo cuando deba diferir de General.
Copy day acelera la configuración de días parecidos, pero reemplaza los horarios de los días de destino seleccionados. Revísalos antes de copiar. Usa Blocked Dates para cierres concretos y revisa las fechas añadidas por los atajos de festivos. Gestiona por separado las citas ya reservadas en un día cerrado; cerrar nueva disponibilidad no demuestra que esas visitas se cancelaron.
Crea enlaces por servicio
En Booking Pages, el enlace general sigue Availability. Los enlaces personalizados pueden tener nombre público, duración y horarios propios dentro de la disponibilidad del calendario. Por ejemplo, primeras visitas puede ofrecer más tiempo por la mañana, y seguimientos otra duración por la tarde.
Los enlaces pueden reducir la disponibilidad; no pueden abrir una hora que el calendario cierra. Dejar todos sus días desactivados hace que hereden el horario general. Revisa antelación mínima, días máximos de reserva, pausas y Max bookings / day en cada enlace. El límite diario de un enlace no es un límite completo de personal para todo el negocio.
Varios enlaces no crean otro profesional ni otra sala. Tampoco asumas que dos calendarios separados comparten automáticamente un límite porque trabaja la misma persona en ambos. Comprueba el flujo combinado y evita compromisos superpuestos con la configuración elegida.
Orienta al asistente al servicio correcto
Usa Appointment agents para completar What is booked here e In your own words. Distingue primeras visitas, seguimientos u otros servicios. Office indica que dejar vacía la lista de servicios ofrece el calendario para todo, lo que puede hacer ambiguos varios calendarios.
Define nombre autorizado para decir al cliente, alias y política de nombres. Los alias sirven para comprender la solicitud y están marcados como nunca pronunciados. En el agente conversacional, selecciona los calendarios permitidos y las acciones de reserva necesarias. Las descripciones del calendario no activan por sí solas un canal del asistente.
Prueba una solicitud de cada servicio, otra de un profesional concreto y otra con un alias. Comprueba que el calendario elegido y la persona prometida correspondan a lo que puede ofrecer el negocio. Consulta reservas con agentes conversacionales.
Comprueba conexiones, avisos y la vista diaria
- Revisa Connections en cada calendario. Google y GoHighLevel tienen requisitos distintos. Verifica citas realmente importadas o vinculadas; autorizar no demuestra que terminó una sincronización.
- Revisa el número SMS de cada calendario y la plantilla aplicada a sus reservas. Si utilizas Appointment Checker, coordina su seguimiento con los recordatorios existentes.
- Usa Appointments para buscar citas de la ubicación y Calendar / Appointment Book para revisar los calendarios seleccionados del día.
- Prueba los enlaces exactos en un día normal, una pausa y una fecha bloqueada. Comprueba citas existentes y capacidad combinada antes de compartirlos.
Cuando cambien profesionales o servicios, revisa en conjunto horarios, visitas futuras, enlaces, nombres públicos, descripciones del asistente y notificaciones. Define quién contactará a los clientes cuando corresponda para que ningún cambio deje una cita sin atender.