Appointment Agents: explicarle un calendario a tu asistente
Describe qué atiende un calendario, configura nombres y alias, elige una regla de nombres y prueba cómo dirige el asistente a los clientes.
Appointment agents contiene la información que utilizan los asistentes para decidir si deben dirigir a un cliente a este calendario. Describe los servicios y cómo puede nombrarlos el asistente. La disponibilidad y los enlaces de reserva se configuran por separado.
Abre el calendario correcto
- Abre Settings → Calendars Config y confirma la ubicación.
- Abre la configuración del calendario correspondiente.
- Selecciona Appointment agents.
Describe los servicios
- What is booked here: escribe servicios separados por comas, como “consultas, seguimientos, instalaciones”. Office indica que dejarlo vacío ofrece el calendario para todo. Revísalo especialmente si tienes varios calendarios con propósitos distintos.
- In your own words: explica en lenguaje sencillo qué atiende este calendario. El asistente utiliza la descripción para evaluar si encaja con la solicitud. Incluye diferencias útiles frente a otros calendarios en lugar de repetir una descripción genérica del negocio.
Configura las reglas de nombres
- How the assistant may refer to it: nombre o función aprobados que puede decir el asistente, como “nuestro equipo de servicio”. Dejarlo vacío significa ofrecer horas sin nombrar a una persona.
- What customers call it: alias, abreviaturas o formas habituales de pedir el servicio. Este campo ayuda a entender la solicitud; Office indica que no debe decirse en voz alta.
- Can it name this one?: controla si el asistente puede usar el nombre aprobado para hablar. No autoriza a leer los alias.
Las opciones son Same as the assistant, Never — only offer times, Only if they ask or name it y Always — may offer the choice. La primera sigue la configuración de cada asistente. Elige según puedas o no prometer una persona o función concreta.
Guarda y comprueba la elección del asistente
- Revisa todos los campos y pulsa Save.
- Vuelve a abrir la pestaña y confirma los valores guardados.
- Prueba una solicitud habitual, una de un servicio que corresponda a otro calendario y otra que use un alias.
- Comprueba que el asistente elija el calendario previsto y respete la regla de nombres. Ajusta las descripciones ambiguas si hace falta.
Por ejemplo, si un calendario atiende primeras consultas y otro seguimientos de clientes existentes, explica esa diferencia en los servicios y las descripciones. Evita dejar ambos disponibles para todo salvo que sea intencional.
Mantén alineadas la descripción y la disponibilidad
Estos campos no abren días, aumentan la capacidad ni conectan un canal del asistente por sí solos. Revisa por separado la disponibilidad y capacidad y los enlaces de reserva. Si cambia un servicio o una persona del equipo, actualiza las descripciones y vuelve a probar antes de confiar en que el asistente lo ofrezca.
Si el asistente elige el calendario equivocado, envía a Soporte la solicitud, el calendario esperado y el resultado observado. No incluyas datos de clientes ajenos al problema.