Permisos de usuario: qué permite cada acceso
Conoce los 20 permisos, los accesos incluidos dentro de otros y las comprobaciones necesarias antes de conceder o limitar el acceso de un compañero.
Los permisos controlan qué partes de Office puede usar un compañero. No todas las opciones son independientes: algunos permisos incluyen otros. Revisa la combinación completa, la extensión asignada y los números de mensajería antes de dar por terminada la configuración.
Dónde revisar los permisos
- Confirma la ubicación en la parte superior de Office.
- Abre Settings → Users.
- Elige Add User para una invitación o abre la edición de una persona existente.
- Busca Access rights. El signo de interrogación junto a cada permiso explica su alcance.
Los 20 permisos del formulario de usuarios de Office.
Cómo funcionan los permisos incluidos
Business Administrator es la opción más amplia e incluye los demás accesos. Full Worker incorpora varios permisos de trabajo que, a su vez, pueden incluir otros. Por ejemplo, Call Administrator incluye Phone Numbers Administrator y Contact Administrator; Calendar Administrator incluye Contact Administrator.
Si Office marca una casilla relacionada automáticamente o impide editarla por separado, revisa el permiso más amplio que la incluye. Quitar una selección específica no demuestra que el acceso haya desaparecido si otro permiso seleccionado todavía lo concede.
Importante: Full Worker incluye AI Administrator. Según la ayuda de la pantalla, AI Administrator incluye administrar AI Wallet. Revísalo por separado de Billing Administrator; la ausencia de administración de facturas no es motivo para ignorar el acceso a AI Wallet.
Referencia de permisos
Estas descripciones siguen la ayuda del formulario de usuarios. La disponibilidad también puede depender de la cuenta y de los servicios habilitados; asignar un permiso no activa un producto que no esté disponible.
El formulario puede mostrar otras casillas incluidas automáticamente además de la descripción breve de ayuda. Revisa la selección realmente guardada. En particular, no interpretes una casilla incluida de Calls - Own Extension Only como una limitación que anula el acceso más amplio de Call Administrator.
| Permiso | Acceso y permisos incluidos |
|---|---|
| Business Administrator | Acceso completo a la cuenta. Incluye los demás permisos; úsalo para personas que necesiten una administración amplia. |
| Full Worker | Llamadas, mensajes, faxes, calendarios e IA. Incluye Call Administrator, Texting Administrator, Fax Administrator, Calendar Administrator y AI Administrator. No concede Billing Administrator ni administración de usuarios. |
| Voicemail Administrator | Acceder al buzón del negocio, escuchar y descargar audios. Incluye Phone Numbers Administrator y Contact Administrator. |
| Phone Numbers Administrator | Administrar funciones de configuración de números, como desvíos, notificaciones SMS y respuestas automáticas. Su ayuda no enumera otros accesos incluidos. |
| User Administrator | Crear, editar y eliminar usuarios. Su ayuda no enumera otros accesos incluidos. |
| Call Administrator | Realizar llamadas, consultar sus detalles y escuchar o descargar grabaciones. Incluye Phone Numbers Administrator y Contact Administrator. Por sí solo no concede acceso a mensajes o fax. |
| Calls - Own Extension Only | Realizar y recibir llamadas y consultar el historial de la extensión asignada. Revisa los permisos más amplios de llamadas antes de confiar en esta limitación. |
| Delete Calls | Permiso para eliminar registros de llamadas. Revisa la acción y sus consecuencias antes de concederlo o utilizarlo. |
| Call Analytics | La ayuda describe el análisis de transcripciones de llamadas. Es distinto de Reports Administrator y de los destinatarios de correos programados. |
| Call Active | Acceso relacionado con llamadas activas. Revisa las acciones que ofrece esa pantalla en tu cuenta. |
| Texting Administrator | Enviar y recibir mensajes de texto. Incluye Phone Numbers Administrator y Contact Administrator. Revisa por separado los números SMS/MMS asignados al usuario. |
| Group Messages Administrator | Enviar mensajes a varios contactos, administrar listas de contactos y crear órdenes de mensajes. |
| Delete Text Messages | Permiso para eliminar mensajes de texto. Debe concederse de forma deliberada a quienes sean responsables de esos registros. |
| Fax Administrator | Enviar y recibir faxes. Su ayuda no enumera otros accesos incluidos. |
| Calendar Administrator | Ver calendarios, programar eventos y gestionar confirmación, cancelación y reprogramación de citas. Incluye Contact Administrator. |
| AI Administrator | Acceder a Conversational Agents, Knowledge Bases, AI Tools y Call Intelligence; consultar consumo de IA y administrar AI Wallet. La ayuda indica que Voice Agents requiere Business Administrator. La disponibilidad de una función es independiente del permiso. |
| Contact Administrator | Crear, editar y eliminar contactos. Su ayuda no enumera otros accesos incluidos. |
| Reports Administrator | Consultar reportes de desempeño: clientes atendidos por agente, espera hasta la primera respuesta y personas que no recibieron respuesta. Los reportes pueden identificar clientes individuales. No incluye Business Administrator. |
| Blocked Numbers Administrator | Bloquear números para impedir sus llamadas al negocio y desbloquearlos. Su ayuda no enumera otros accesos incluidos. |
| Billing Administrator | Administrar información de facturación. Revísalo por separado de AI Administrator y de su acceso a AI Wallet. |
Elegir según las responsabilidades
- Persona que gestiona sus propias llamadas: comienza por revisar Calls - Own Extension Only y la extensión asignada. Comprueba si también hay permisos más amplios de llamadas.
- Persona que responde textos: revisa Texting Administrator y los números SMS/MMS que debe usar. El acceso incluido a configuración de números y contactos forma parte de esa decisión.
- Supervisor del equipo: revisa Reports Administrator para consultar el desempeño en respuestas a clientes. Es distinto de elegir quién recibe un reporte de llamadas por correo.
- Contacto de contabilidad: decide si necesita acceso a la facturación en el portal o solamente figurar como contacto de facturación. Son configuraciones diferentes.
- Dueño o gerente: concede administración amplia cuando sus responsabilidades la requieran.
Son puntos de partida, no roles predefinidos que Office aplique automáticamente. Elige la combinación según el trabajo real y compruébala con la persona.
Guardar y comprobar el resultado
- Revisa toda la selección y las casillas incluidas automáticamente o no editables.
- Para un usuario existente, pulsa Save changes. Para uno nuevo, completa el proceso de invitación.
- Vuelve a abrir el usuario guardado y confirma los permisos y la extensión.
- Si la sesión de la persona aún muestra los menús anteriores, pídele iniciar sesión nuevamente y comprobar las funciones y el alcance de los datos.
- Revisa por separado los números de mensajería asignados. Ver un menú no demuestra que pueda usar un número concreto o consultar únicamente los registros previstos.
Si sobra acceso o falta una función
Confirma primero la ubicación y el usuario correcto. Revisa los permisos amplios y sus accesos incluidos antes de marcar más casillas o conceder Business Administrator. Si las selecciones guardadas no coinciden con el acceso real, envía a Soporte el nombre de la función, la ubicación, los permisos relevantes y el resultado observado. Usa un canal privado y oculta los datos de clientes en las capturas.
No pruebes permisos de eliminación sobre registros reales. Un permiso concede una acción; no describe la retención, la recuperación ni todas las consecuencias de ejecutarla.