Asignar números SMS/MMS y elegir el predeterminado de un usuario
Elige los números comerciales que un compañero puede usar para mensajes, confirma la selección, define el predeterminado y resuelve problemas de acceso a números.
La extensión de llamadas y los números SMS/MMS de un usuario son configuraciones distintas. Esta guía explica qué números comerciales puede utilizar para enviar y recibir textos y cuál selecciona Office cuando inicia un mensaje nuevo.
Comprobar la ubicación y el usuario
- Confirma la ubicación del negocio en la parte superior de Office.
- Abre Settings → Users. Busca por correo o nombre y comprueba que sea la cuenta correcta.
- Abre Edit user y busca SMS / MMS numbers.
- Revisa tanto los permisos de mensajería como los números asignados. El permiso y el acceso a un número comercial concreto son comprobaciones separadas.
Si la cuenta todavía no existe, completa primero el proceso de invitación. Si no tienes disponible la función o el número, consulta con el administrador responsable de los accesos.
Seleccionar los números
- Pulsa Edit numbers en SMS / MMS numbers.
- En Choose this user's SMS / MMS numbers, busca por número o nombre cuando lo necesites.
- Selecciona los números comerciales que la persona debe utilizar. Revisa tanto el contador como las selecciones concretas.
- Select all shown selecciona de forma masiva los resultados mostrados. Revisa la búsqueda y el alcance antes de usarlo. Utiliza Clear cuando quieras limpiar una selección y comprueba la lista resultante.
- Pulsa Use N numbers para llevar la selección al formulario del usuario. N cambia según la cantidad. Usa Cancel si no quieres aplicar la selección.
Encabezado, búsqueda y selección de números SMS/MMS; filas de números omitidas por privacidad.
Por ejemplo, alguien que trabaja únicamente en soporte puede necesitar el número de soporte; otra persona puede necesitar soporte y ventas. Elige los números según el trabajo, en vez de asignarlos todos porque aparecen en la lista.
Elegir el predeterminado y guardar
- De vuelta en el formulario, revisa las etiquetas de los números seleccionados.
- Elige Default number. Solo un número asignado puede ser el predeterminado.
- Si quitaste el predeterminado anterior, elige uno adecuado entre los que quedan antes de guardar.
- Pulsa Save changes en el formulario principal.
- Vuelve a abrir el mismo usuario y verifica tanto sus números como el predeterminado. Confirmar el selector no sustituye el guardado final del usuario.
Mensajes nuevos y respuestas
La ayuda de Office indica que el predeterminado se preselecciona para mensajes nuevos. Las respuestas salen desde el número por el que entró la conversación. Cambiar el predeterminado no mueve una conversación existente a otro número comercial.
Antes de enviar un mensaje nuevo, revisa el remitente seleccionado. Para comprobar un cambio de predeterminado, abre un borrador de mensaje nuevo e inspecciona esa selección; una conversación existente no es la prueba adecuada. Coordina cualquier mensaje real de prueba con un destinatario que lo esté esperando.
El usuario también puede tener una selección predeterminada en su perfil. Si utiliza la aplicación móvil, consulta la guía del número predeterminado de la app y comprueba el remitente en la aplicación que esté usando.
Si falta un número o no funciona la mensajería
- No aparece en el selector: confirma la ubicación, limpia la búsqueda y consulta con el administrador si el número está disponible para ese negocio. No lo sustituyas por otro ajeno al caso.
- Está asignado pero el usuario no lo ve: abre de nuevo la configuración guardada, revisa los permisos y pide al usuario actualizar o iniciar sesión otra vez si todavía ve la configuración anterior.
- Un mensaje nuevo muestra otro remitente: compara el predeterminado guardado, la selección del perfil y el remitente del formulario de mensaje nuevo.
- Una respuesta usa el número anterior: revisa qué número corresponde a esa conversación. Puede ser el funcionamiento esperado de las respuestas y no un fallo al cambiar el predeterminado.
- Se envió un mensaje pero no llegó: investiga su estado con la guía de entrega SMS/MMS. Tener un número asignado no demuestra que el destinatario recibiera el mensaje.
Retirar el acceso a un número
Edita la selección, quita el número que la persona ya no debe utilizar, elige un predeterminado válido entre los restantes y guarda el usuario. Comprueba después la lista guardada y el acceso de la persona. Quitar una asignación cambia el acceso de ese usuario; no es el procedimiento para cancelar el número comercial ni modificar el enrutamiento de llamadas.
Para Soporte, indica ubicación, usuario afectado, número comercial, si ocurre con un mensaje nuevo o una respuesta y qué muestran los ajustes guardados. Comparte los datos identificativos en privado y evita mensajes repetidos mientras investigas un problema de entrega.