Reportes programados y quién los recibe
Configura destinatarios y horarios de Call Report, Fax Journal y Automation Alerts, y verifica tanto la activación de cada reporte como los ajustes guardados.
Usa Settings → Notifications Config para elegir quién recibe reportes operativos y alertas. Una configuración completa tiene dos partes: los destinatarios correctos seleccionados para cada tipo y el reporte o alerta activado con los ajustes de entrega adecuados.
Confirmar el alcance
Comprueba la ubicación en la parte superior de Office antes de cambiar destinatarios. Decide qué buzón recibirá cada tipo y quién actuará sobre él. Un reporte de llamadas, un registro de faxes y una alerta de automatización tienen propósitos diferentes.
Estos destinatarios son independientes de los permisos del portal, del contacto de facturación y de los recordatorios de citas. Añadir un correo aquí no crea un acceso al portal. Reports Administrator controla el acceso a reportes de desempeño; no sustituye esta configuración de destinatarios.
Añadir un destinatario
- Abre Settings → Notifications Config y busca Recipients.
- Comprueba si el correo ya figura en la lista antes de añadirlo otra vez.
- Pulsa Add recipient para abrir New recipient.
- Completa Name para que el equipo reconozca al destinatario e introduce el Email correcto, que el formulario marca como obligatorio.
- También aparecen Phone SMS y WhatsApp. Revísalos cuando corresponda; su presencia no significa que todos los reportes se entreguen por SMS o WhatsApp.
- Pulsa Add recipient dentro del formulario y comprueba la nueva fila. Usa Cancel para salir sin añadirlo.
Elegir qué recibe cada persona
La tabla tiene columnas para Call report, Fax Journal y Automation alerts. Selecciona los controles adecuados en la fila de esa persona. Revisa fila y columna juntas para asignar el reporte al buzón correcto.
Varios destinatarios pueden recibir el mismo reporte y cada persona puede tener una selección distinta. Por ejemplo, quien administra la oficina puede necesitar llamadas, mientras quien gestiona los faxes necesita Fax Journal. Si alguien debe dejar de recibir un reporte, cambia esa selección; no supongas que sus permisos del portal controlan esta entrega.
Activar y programar los reportes
En Report schedules, cada tipo tiene su propio control de activación. Seleccionar un destinatario en la tabla no basta si el reporte correspondiente está desactivado.
Activación y programación de Call Report, Fax Journal y Automation Alerts; ajustes de ejemplo.
Call Report y Fax Journal
- Activa el reporte correspondiente.
- Elige Frequency: Daily, Weekly o Monthly.
- Configura Time y comprueba AM/PM cuando se muestre.
- Para Weekly, selecciona Day of week. Para Monthly, elige Day of month. Ambos reportes ofrecen estos campos según la frecuencia.
- Revisa el resumen del horario en la parte superior de la tarjeta.
- Comprueba Channels. La configuración revisada muestra Email.
Actualmente, el selector mensual ofrece los días 1–28. Elige una opción disponible; no supongas que admite el 29, 30, 31 o una opción automática de último día del mes.
Un reporte semanal los lunes por la mañana puede servir para una revisión del equipo; uno diario es útil si alguien lo revisa cada día. Son ejemplos de programación, no una descripción del intervalo exacto de datos que contiene el reporte generado.
Automation Alerts
Esta tarjeta muestra Realtime en lugar de una programación diaria, semanal o mensual. Activa el tipo de alerta y selecciona sus destinatarios. El canal revisado es Email. Las alertas en tiempo real están asociadas al evento de automatización correspondiente, no a un envío periódico.
Guardar y verificar
- Revisa destinatarios, selecciones por persona, activaciones, frecuencias y horas.
- Pulsa Save settings.
- Comprueba el resultado que muestra Office. Vuelve a abrir Notifications Config y confirma que las selecciones y los horarios se conservaron.
- En la primera entrega prevista, revisa el buzón a la hora correspondiente y compara el reporte recibido con la configuración.
No supongas qué zona horaria usa la programación si la pantalla no lo aclara. Cuando la hora de entrega sea importante, pide a Soporte confirmar su interpretación para la ubicación y comprueba un envío real. Cambiar la zona horaria del negocio no es un atajo para diagnosticar un correo que falta.
Si no llega un reporte
Comienza por la ubicación, la activación, la selección del destinatario, el correo guardado y la programación esperada. Revisa también spam y los filtros del correo empresarial. Sigue la guía de problemas de entrega de reportes para comprobar cada punto y reunir los datos para Soporte.
Para consultar actividad de llamadas sin esperar el correo, abre Analytics y usa Call Summary. Compara período y filtros; no supongas que todos los reportes de pantalla contienen exactamente lo mismo que el correo programado.