Editar, desactivar o eliminar un usuario
Encuentra el usuario correcto, actualiza su extensión o permisos y distingue edición, desactivación y eliminación cuando cambian las responsabilidades.
Cuando alguien cambia de funciones, cambia de extensión o deja el negocio, comienza por su registro de usuario existente. Editar, desactivar el acceso y eliminar el usuario son acciones diferentes que deben elegirse con cuidado.
Encontrar el registro correcto
- Confirma la ubicación en la parte superior de Office.
- Abre Settings → Users.
- Busca por correo o nombre. Compara correo, nombre y extensión; dos personas pueden tener nombres parecidos.
- Revisa el indicador Active y las acciones de esa fila.
La lista ofrece edición, desactivación y eliminación para los usuarios correspondientes. Las acciones pueden variar para tu propia cuenta o según tus permisos. Si falta un control, no uses la fila de otra persona como sustituto.
Acciones de usuario, de izquierda a derecha: Edit user, Deactivate user, Delete user.
Elegir la acción adecuada
- Edit user: actualizar datos, extensión, permisos o números SMS/MMS.
- Deactivate user: utilizar la desactivación cuando la persona ya no deba tener acceso activo. Comprueba el estado resultante de la cuenta.
- Delete user: utilizar únicamente cuando quieras retirar el registro y comprendas su efecto en la cuenta. No lo trates como un interruptor temporal de acceso.
Retirar un usuario del portal es independiente de cancelar el servicio telefónico, eliminar una extensión, cerrar una ubicación o cambiar la facturación. Gestiona esas necesidades en sus ajustes específicos o con Soporte.
Editar datos, extensión o permisos
- Abre la acción Edit user de la fila.
- Revisa Email address, First name, Last name y Extension. Un cambio de extensión debe corresponder a la configuración real de llamadas de esa persona.
- Revisa Access rights. Considera los permisos incluidos y las responsabilidades. Consulta la referencia de permisos.
- Revisa por separado SMS / MMS numbers y Default number si cambia el acceso a mensajería.
- Pulsa Save changes y comprueba el resultado.
- Vuelve a la lista, encuentra a la misma persona y abre el formulario otra vez para verificar los valores guardados. Si Office muestra un error o conserva los anteriores, resuelve ese resultado antes de dar el cambio por terminado.
Coordina un cambio de correo con la persona o con el administrador del negocio. No supongas que envía otra invitación o que modifica todos los destinatarios de notificaciones de Office.
Desactivar el acceso de un usuario
- Confirma la persona y la ubicación. Si esa persona administraba la cuenta, asegúrate de que el negocio cuente con otro administrador adecuado.
- Selecciona Deactivate user en la fila correcta.
- Lee y completa cualquier confirmación que muestre Office y comprueba la cuenta indicada antes de continuar.
- Actualiza o vuelve a la lista y verifica que ya no aparezca como activa. Si el estado no cambia, contacta con Soporte e indica el resultado exacto.
La desactivación es una acción de acceso a la cuenta. No deduzcas que cancela mensajes programados, cambia rutas de llamadas, quita destinatarios de reportes o desconecta aplicaciones separadas. Revisa esos puntos individualmente cuando formen parte del traspaso de responsabilidades.
No des por hecho que una sesión abierta terminó inmediatamente sin comprobar su comportamiento. Si es urgente retirar el acceso o la persona todavía puede entrar, pide a Soporte verificar la cuenta y las sesiones. Para reactivarla más adelante, usa el control disponible para esa cuenta o consulta con Soporte; no crees una cuenta duplicada como solución.
Antes de eliminar un usuario
Identifica qué debe conservarse o transferirse: funciones, extensión, números comerciales, destinatarios de reportes y responsabilidades sobre trabajo pendiente. Consulta con Soporte si no está claro el efecto sobre registros relacionados o su recuperación.
- Selecciona Delete user solo después de decidir que realmente quieres retirarlo.
- Lee cualquier confirmación y detente si identifica a otra persona o describe un efecto que no buscabas.
- Tras completar la acción, vuelve a la ubicación correcta y busca en la lista completa para comprobar el resultado.
Que un usuario ya no aparezca en una búsqueda no demuestra qué ocurrió con llamadas, mensajes, contactos u otros registros históricos. Esta guía no promete una opción de deshacer ni un plazo de recuperación. Aclara esas dudas antes de eliminar.
Completar el traspaso
- Verifica los permisos y números propios de la persona que asume el trabajo, en lugar de compartir un acceso antiguo.
- Revisa los destinatarios de reportes para que los correos operativos lleguen a las personas correctas.
- Revisa por separado el contacto de facturación si la persona recibía correspondencia de la cuenta.
- Comprueba otras ubicaciones donde pudiera tener una cuenta o función independiente.
- Guarda un registro de los cambios del negocio y su resultado. Comparte datos privados solo por los canales internos o de soporte adecuados.