Crea y utiliza notas de contacto en las conversaciones.
Las notas de contacto permiten que tu equipo añada comentarios privados dentro de una conversación, visibles solo para el personal interno, no para el cliente. Son ideales para traspasar información entre compañeros, documentar lo prometido, dejar recordatorios y mantener un registro interno claro sin necesidad de enviar mensajes adicionales a los clientes.
Cuándo usar Notas Internas
-
“El cliente pidió que le devolviéramos la llamada mañana a las 10 AM.”
-
“Problema de facturación: esperando la factura de contabilidad.”
-
“Este prospecto está muy interesado: enviar código promocional si responde.”
-
“No mencionar precios hasta que el gerente lo apruebe.”
Paso a paso: Agregar una Nota de Contacto en una conversación
-
Inicia sesión en tu Zonitel Office Portal.
-
En el menú lateral izquierdo, expande Conversations y haz clic en Inbox.
-
Abre el hilo de chat que deseas actualizar.
-
Haz clic en el ícono de Notes en la barra de herramientas superior de la conversación (junto a los íconos de Call y de Contact Details).
-
Escribe tu nota (por ejemplo: “El cliente solicitó seguimiento el viernes. Asignado a Ventas.”).
-
(Opcional) Etiqueta a un compañero usando @Nombre si tu portal permite menciones.
-
Haz clic en Add Note (Agregar nota).
La nota aparecerá dentro del hilo de la conversación y será visible solo para el personal.
Mejores prácticas (para impulsar el uso)
-
Usa notas para traspasos: “Asignado a María: dar seguimiento con precios.”
-
Estandariza el formato de las notas:
-
Siguiente paso: …
-
Responsable: …
-
Fecha límite: …
-
-
Mantén las notas cortas, claras y profesionales (las notas forman parte de tu registro interno).
Tip: También puedes agregar una nota desde el panel de Contact Details — haz clic en el ícono de Contact Details en la barra de herramientas, y dentro busca la sección Notes y haz clic en + New.
FAQ
P: ¿Las notas internas se envían al cliente?
R: No. Las notas internas son privadas para tu equipo y no envían ningún mensaje al exterior.
P: ¿Puedo editar o eliminar una nota interna?
R: Depende de los permisos de tu cuenta. Si no ves la opción, consulta con tu administrador.
P: ¿Puedo usar notas internas para conversaciones de SMS, Facebook, Instagram y WhatsApp?
R: En la mayoría de las bandejas unificadas, las notas se aplican al hilo de conversación sin importar el canal (la disponibilidad depende de las funciones de tu cuenta).
¿Necesitas ayuda?
Llamada/Texto/WhatsApp: (833) 966-4835
Email: info@zonitel.com