Proteger datos de clientes al compartir archivos y capturas
Prepara capturas claras sin datos privados, revisa adjuntos y destinatarios y maneja los archivos compartidos con cuidado.
1. Conserva solo lo que necesita el lector
Antes de compartir una captura, GIF, fax, grabación o documento, define qué necesita ver el destinatario. A menudo basta un recorte del menú, campo o error pertinente.
- Recorta nombres, teléfonos completos, correos, conversaciones, saldos, ubicaciones y registros de clientes ajenos al caso.
- Mantén legibles los botones y el texto del error. Incluye fecha, hora o referencia del caso solo cuando sean necesarias.
- Excluye por completo contraseñas, códigos temporales, QR, claves de configuración, credenciales de API y enlaces de recuperación.
Por ejemplo, este recorte muestra dónde introducir una contraseña nueva sin revelar datos del perfil ni una contraseña. Usa formularios vacíos para explicar un procedimiento.
2. Revisa el archivo final
- Recorta las áreas innecesarias o aplica una ocultación opaca y permanente. Un desenfoque suave o una figura que se pueda retirar pueden dejar la información recuperable.
- Exporta la versión que vas a compartir, vuelve a abrirla y revísala. En GIF y videos, comprueba todos los cuadros donde puedan aparecer datos.
- Revisa el nombre del archivo y los adjuntos. Comparte la copia revisada y asegúrate de no adjuntar también el original sin editar.
3. Confirma el destino antes de enviar
- Conversations: verifica el cliente, la conversación y el adjunto antes del envío. Consulta Enviar y encontrar imágenes y archivos en Conversations.
- Fax: revisa cada número destinatario y el documento completo, incluida la portada. Consulta Enviar un fax nuevo.
- Acceso del equipo: utiliza cuentas individuales y los permisos necesarios para cada función. Consulta Invitar un usuario y asignar permisos.
Equipos compartidos y divulgación accidental
Cierra sesión al terminar en un equipo compartido. Revisa dónde se guardaron las descargas y maneja esas copias según las reglas de tu empresa; cerrar sesión no elimina los documentos descargados.
Si compartiste un archivo equivocado o un secreto, contacta pronto al administrador. Explica qué se expuso y a quién, sin volver a enviar el secreto. Restringe el acceso al archivo compartido cuando sea posible y coordina el reemplazo de las credenciales expuestas. No asumas que un mensaje o fax enviado puede retirarse.
¿Necesitas ayuda?
Contacta al administrador de tu cuenta o a Zonitel: info@zonitel.com · (833) 966-4835.