Cómo convertir y comprimir archivos con PDF Tools
Convierte documentos e imágenes en un solo PDF o comprime un PDF antes de adjuntarlo a un fax o mensaje. Conoce los formatos, límites y opciones de calidad.
Prepara un PDF antes de enviarlo
En Office, abre Fax → PDF tools para convertir documentos e imágenes, combinar varios archivos en un PDF o comprimir un PDF existente. Abrir PDF Tools.
Esta herramienta prepara el archivo; no envía un fax ni un mensaje automáticamente. Descarga el resultado, revísalo y después adjúntalo en la pantalla de envío.
Convertir documentos o combinar archivos
- Selecciona Convert to PDF.
- Haz clic en Add files, busca los archivos o arrástralos al recuadro.
- Comprueba los archivos y su orden. Varios archivos se devuelven como un solo PDF en el orden mostrado.
- Haz clic en Convert to PDF → y guarda el archivo resultante.
- Abre el PDF y revisa el orden de las páginas, el diseño, las imágenes y el texto antes de enviarlo.
Formatos compatibles: DOC/DOCX, XLS/XLSX, PPT/PPTX, ODT, RTF, TXT, imágenes y PDF. La pantalla permite hasta 10 archivos y 30 MB en total. Usa Clear para empezar una selección nueva.
Comprimir un PDF existente
- Selecciona Compress PDF.
- Agrega un PDF de hasta 30 MB.
- Elige el nivel de calidad y pulsa Compress PDF →.
- Guarda el resultado sin reemplazar el original. Compara el tamaño y comprueba que el texto pequeño y las páginas escaneadas sigan legibles.
- Smaller file — 75 dpi: prioriza un archivo más pequeño; las fotos pueden perder nitidez.
- Recommended — 150 dpi: un punto de partida para escaneos y fotos habituales.
- Best quality — 300 dpi: conserva más detalle para impresión, normalmente con menor reducción de tamaño.
La compresión reduce la resolución y calidad de las imágenes; la interfaz indica que no modifica el texto. Los escaneos con muchas imágenes suelen beneficiarse más. Un PDF de solo texto o ya optimizado puede quedar igual. No se garantiza una reducción determinada.
Antes de adjuntar el resultado
- Conserva el original y revisa todas las páginas del resultado.
- El límite de 30 MB de la herramienta no garantiza que el canal de fax o mensajería acepte ese tamaño. Revisa los límites de la pantalla de envío.
- Si hay un error, revisa formato, cantidad y tamaño total, y prueba una selección menor. No envíes un archivo que no puedas abrir o leer.
- La página indica que los archivos se convierten y se devuelven sin conservarlos. Procesa únicamente documentos que tengas autorización para usar.
Siguiente paso: Cómo enviar un fax nuevo.
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